Automatisering met Odoo | Jouw betrokken partner om bedrijfsprocessen te versnellen

Beheer aankopen volgens voorbestellingen
Laat de voorbestelling plannen voor leveringen
Motiveer vooruitbestellingen met beloningen

Een hulpmiddel voor verkoopsorganisaties...

Pre-Order Manager

Beheer uw voorbestelling campagnes op een gestructureerde manier!

Distributie
Import / Export Bedrijven
Scenario Voorbeeld
Retail
Seizoensproducten
Scenario Voorbeeld
Winkel Keten
Meerdere filialen
Scenario Voorbeeld
Voorafbestellingen
Eindgebruikers bestellen vooraf
Scenario Voorbeeld

Mogelijkheden

Lanceer een campagne in enkele minuten

Wanneer je product informatie klaar is, dan kan je in enkele configuratie klikken een voorverkoop opzetten. Het spreekt voor zich dat aankoop en productie gegevens ook hierbij horen.

Aankoop advies als onderhandel tool

De deadlines zijn van levensbelang. Je kan klanten aansporen te finaliseren, je kan op elk ogenblik de stand van zaken raadplegen. Eens afgesloten krijg je een bestel advies met aantallen en afgesproken prijzen van uw leveranciers.

E-commerce voor klant of verkopers

Je kan uw klanten zelfstandig hun order laten ingeven. Maar wanneer je wenst kan de vertegenwoordiger ook in naam van de klant het order mee helpen afwerken bij een bezoek. Hierbij is ook gedacht aan het opvolgen achteraf.

Groepen van klanten of contacten

Toegang op een voorverkoop campagne kan je verlenen aan een deel van je contacten via labels, of slechts enkele doormiddel van selecteren, of alle klanten die aangemeld zijn.

Ecologisch

Gedaan met grote bestelbonnen op papier, gedaan met dubbele ingaves. De module maakt uw bulk verkoopsproces voledig digitaal en gestuurd op een beheerbare methode.

Scan Codes

Met "vervangen door" in het productbeheer kan uw klant het bestelscherm mee in de winkel nemen en producten scannen. Indien nodig wordt het vervangende product getoond.

Deadlines, realtime saving

Met deadlines op te zetten geef je de klant een zekere vorm van druk om op tijd te zijn. Bij grotere product groepen kan dit tijdrovend zijn. Elke ingave die hij doet wordt realtime bewaard zodat zijn ingaves verspreid over meerdere dagen kunnen gebeuren.

Uitzonderingen

Niet alles zit in het juiste vakje van uw campagne. Daarom kan je met de module ook uitzonderingen toepassen op zowel de groep klanten die selecteerde, maar ook op de groep producten. Verder kan je ook bepaalde producten uitsluiten om de groepskorting op toe te passen.

Bevestiging met Offerte

Vaak heb je bij vooruitbestellingen enkel een bestelbon. Onze module maakt een bestelbon met het offerte systeem. Na het nakijken wordt de offerte verstuurd voor akkoord. Hier bepaal je of er al dan niet op voorhand dient betaald te worden. Wanneer je de offerte overslaat, wordt online betaling vereist.

Doelgroepen

Ontworpen voor organisaties die werken met bestellingen voordat een productie is opgestart, of een grote aankoop moet worden doorgegeven. Het wordt ingezet bij projecten waar men een groep van producten in een bestelformulier aanbiedt aan klanten via het portaal en het e-commerceplatform.

De klanten kunnen uw eigen klanten zijn, maar ook uw eigen afdelingen of filialen. Denk hierbij aan bv. winkels verspreid over een (grotere) regio. Het is een middel dat je volledig kan inzetten online, maar kan ook worden ingezet wanneer je vertergenwoordigers/regiomanagers op pad stuurt naar de klanten. Uw campagnes kunnen gericht zijn aan alle klanten, een groep van klanten, of slechts één klant.

Weten wat je het volgende seizoen, het volgend kwartaal nodig hebt geeft je betere onderhandelings positie bij uw leveranciers. Het geeft je ook een zekere inzage van welke producten mogelijk beter zullen lopen dan andere. Hierdoor voorkom je verkeerde aankopen en verloren stock. Je maakt dus een groepsaankoop.

In een ideale wereld heb je geen overtollige stock. Wanneer je deze toch hebt kan je de module ook gebruiken als een outlet platform waar je uw overstock kan aanbieden aan bepaalde kortingen. Je kan de module inschakelen voor verschillende types van producten, maar de tijd tussen vooruitbestelling en aanschaf dient wel voldoende te zijn. 

Voorbeeld scenario's

Wanneer kan ik de pre-order module inzetten?

Distributie scenario Pre-Order Module:

Groothandel / Distributeur

Uw klanten zijn vooral B2B afnemers, en je laat producten produceren voor uw bedrijf, of je koopt ze aan, dan is de transport van uw leverancier naar uw magazijn meestal langer dan enkele dagen. Slim omgaan met uw aankoop strategie is hier de sleutel naar het succes.

Met onze pre-order module kan je uw vooruitbestellingen in een digitale omgeving opzetten, beheren en afhandelen. Zeker wanneer je met het type producten werkt waar (kleine) nabestelingen niet mogelijk zijn is het van belang dat je enerzijds niet te weinig aankoopt, en langs de andere kant probeer je geen overschotten in uw magazijn te houden.

Je kan uw voorbestellingen op verschillende manieren organizeren. Je kan eentje opzetten per merk, per product categorie met verschillende merken, Product tagts/labels, product varianten, specifieke producten, en uitzonderingen, ... En dit al dan niet in combinatie met elkaar.

Ook een slectie maken welke klanten een bepaalde voorbestelling kan opstarten kan je kiezen. Klanten kan je groeperen met behulp van labels. Verder kan je ook klanten afzonderlijk toevoegen.

Uw klanten motiveren om meer te laten bestellen kan je doen door aankoop targets te stellen die een bepaalde korting geven op het totaal. Verder kan je beslissen om al dan niet de klant op zijn bestelscherm het gemiddelde aantal weergeven dat zijn conculegas aan het bestellen zijn.   

Sommige producten mogen misschien niet meetellen om die aankoop target te halen. Denk hierbij aan bv. product display's, folders, verpakkingen of ander commercieel materiaal. Deze producten kunnen dan in een uitzondering geplaatst worden dat ze wel mee voorbesteld kunnen worden, maar niet mogen meetellen voor de targets.

Wanneer je klanten hebt die meerdere filialen hebben, kan je elk filiaal een eigen login bezorgen waarbij ze elk individueel hun bestelling kunnen doorgeven. De verkoper kan achteraf dan de offertes samenvoegen voor de totale target korting toe te passen, en als de filiaal bestellingen gescheiden dienen te blijven kan hij nog altijd de target marge manueel aanpassen. 

Maak een afspraak voor meer info

Retail scenario Pre-Order Module:

Retail e-commerce

Nieuwe producten worden alsmaar vaker op voorhand aangekondigd. Samen met de CRM, Nieuwsbrieven en Social marketing modules kan je uw klanten uitnodigen om op voorhand hun artikel te bestellen/reserveren zodat je weet hoeveel je kan aanschaffen bij je leveranciers.

Onze Pre-Order module kan dus ook ingeschakeld worden in een B2C omgeving waarbij je kan beslissen om de voorbestelling te laten betalen op voorhand of achteraf bij levering.

Door met klanten groepen te werken, doormiddel van bv. labels, kan je bepaalde acties opzetten voor trouwe klanten. Of het nu gaat over nieuwe producten of solden, jij bepaald welke producten in uw campagne zitten.

Ook outlet is een afzonderlijke campagne, welke je kan inschakelen om uw overstok aan bepaalde kortingen aan te bieden. In tijden van duurzaamheid waar de tweede hands markt steeds meer aandeel wint kan je uw stuks aan de man brengen in een bepaald thema door te werken met periodes en product groepen.

Voor meer info kan je hier een afspraak maken

Winkel keten scenario Pre-Order Module:

Winkel keten & Shop Managers

Naast uw eigen B2B Multibrand klanten die bij jullie producten afnemen kan je uw eigen Shop Managers ook voor hun winkel voorbestellingen laten uitvoeren. Elke shop Manager heeft zo een eigen voeling met de lokale markt en kan een zekere voorraad reserveren via het handige pre-order systeem om een nieuw product, of seizoensproducten te bestellen.

Wanneer de producten toekomen in het hoofdmagazijn heb je ook meteen een interne voorraad beweging gereserveerd om te versturen naar uw eigen winkels. Natuurlijk zijn je eigen winkels een contact met een eigen prijslijst aan nul euro. 

Natuurlijk kan je op de klassieke manier nog altijd voorraad laten reserveren per winkel, onze pre-order module geeft het voordeel ook visueel overzichtelijk te zijn. En verkopers in de winkel kunnen steeds het aantal aanpassen totdat de deadline is aangekomen. 

In de winkel kan voor goede klanten ook een reservering gedaan worden door een bestelling reeds in te geven op de klassieke manier. Wanneer het aantal stuks dan ook in het pre-order worden bijgeteld is de winkel zeker dat die aantallen alvast in hun richting komen. Wanneer de voorraad binnen komt in de winkel kan de klant ook automatisch verwittigd worden dat het product of de nieuwe collectie is binnen gekomen...

Maak een afspraak voor meer info

Voorafbestellingen eindklanten scenario Pre-Order Module:

Aankondigen nieuwe producten

Ook voor je eindklanten in een B2C omgeving kan je acties opzetten om ze te motiveren op voorhand hun bestelling door te geven. Zo weet je met enige zekerheid wat je zelf dient aan te komen of te produceren.

Je kan uw actie opzetten om de klant simpelweg een order te laten  plaatsen met hoeveelheden door te bevestigen of met een vooruitbetaling. 

Beloon ze met een korting op hoeveelheid. En / of een korting op een ordertotaal. Met de pre-order module maak je uw producten die vandaag nog niet verkoopbaar zijn omdat er nog geen stock is toch beschikbaar in een pre-order e-commerce omgeving.

Vanwege het vertrouwen met de klant is het wel noodzakelijk dat je klant zich registreerd alvorens hij/zij toegang krijgt tot de pre-orders. Voor uw bestaande klanten kan het een trigger zijn, voor nieuwe potentiele klanten kan je met de website natuurlijk de nodige teasors plaatsen om de bezoeker te motiveren zich te registreren.

Het principe van onze pre-order is altijd hetzelfde. Je zet een campagne op voor een deel van je klanten, een deel van de producten, je bepaald al dan niet een korting in staffels op het order totaal, in combinatie met prijslijst. De bestelling wordt een offerte dewelke je kan kiezen om gewoon te laten ondertekenen of op voorhand te betalen via online payment systemen.

Shop Now

Ontdek jouw oplossing voor maatwerk in Odoo

Onze Odoo ontwikkelaars zorgen ervoor dat jij een omgeving krijgt die voldoet aan jouw bedrijfsnoden.

Beheer in Backoffice

            Het Pre-Order beheer zit verweven in de verkoop- en aankoopmodule. Hiervoor wordt in de betreffende modules van Odoo een nieuw sub-menu voorzien. Bij verkoop is dit het Pre-Order menu. Dit brengt je naar het overzichtsscherm van het beheer van alle gemaakte acties.

            Verkoop

             

            Hier start je een nieuwe actie als er nog geen Pre-Orders of Outlet verkopen zijn aangemaakt.
            Wat volgt is een zogenaamd 'Kanban' overzicht van jouw acties die je hebt ingegeven en welke je groepeert en filtert naar eigen voorkeur.



            Wat je ziet, is de naam van de ingerichte actie, de deadline van jouw klanten om vóór deze datum hun bestellingen door te geven en het netto totaal van de bevestigde orders. Door op de Kanban te klikken, ga je naar het beheer van het eigenlijke Pre-Order/Outlet.



            1. Naam van de actie: Dit is de commerciële benaming die je aan jouw actie wenst te geven.

            2. Type van de actie:  Je kan een Pre-Order of een Outlet actie maken. Functioneel niet echt een verschil, maar voor elk type is een landingspagina gemaakt welke je kan aanroepen met /preorder of /outlet op de website.

            3. Algemene instellingen:  De algemene instellingen van het Pre-Order.

            4. Code: Verwijzingscode voor op de bestellingen en offertes.

            5. Verantwoordelijke: Medewerker die zorgt voor het Pre-Order.

            6. Aankoop deadline: bij de leverancier / productie, informatieve datum waar de verantwoordelijke rekening mee kan houden.

            7. Operatie Type: Waar de goederen worden ontvangen.

            8. Toon verkoop #: Je kan op de website statistieken tonen van het aantal producten dat de laatste # weken is verkocht.

            9. # Weken terug: Aantal weken dat je terug wenst te gaan om voorgaande te berekenen.

            10. Start datum: Datum vanaf wanneer het Pre-Order kan ingegeven worden door de klanten op de website.

            11. Eind datum: Datum tot wanneer de klanten het Pre-Order kunnen ingeven op de website.

            12. Vroegste leverdatum: Klant kan een gewenste leverdatum opgeven, maar niet voor deze datum.

            13. Meerdere orders: Klant kan of kan niet meer dan 1 Pre-Order opstarten.

            14. # Dagen tussen leveringen: Minimum aantal dagen buffer tussen de gewenste leverdatums van de Pre-Orders.

            15. Verkoop route: De gewenste verkooproute op de producten voor de logistieke afhandeling.

            16. Producten selectie: De selectie van de producten die aangeboden dienen te worden in het Pre-Order.

            17. Productcategorieën: De producten die vallen onder deze categorie worden aangeboden om te bestellen in het Pre-Order. Let op! Ook de producten in de sub-categorieën worden mee opgenomen .

            18. Producten toevoegen / uitsluiten: Je kan individuele producten toevoegen of uitsluiten van de bovenstaande selectie.

            19. Klanten labels: Klanten met dit label krijgen het Pre-Order te zien en kunnen indien ze willen een Pre-Order beginnen in te geven.

            20. Klanten toevoegen: Je kan ook klanten toegang geven die het label niet hebben als zijnde uitzonderlijke toegang.

            21. Gepubliceerd op website: Toon het Pre-Order op de website in het overzicht van de Pre-Orders.

            22. Bevestigde verkopen: Aantal offertes dat bevestigd is door de verkoper/klant. (Definitieve)

            23. Gemaakte pre-orders: Aantal Pre-Orders dat gestart zijn, al dan niet al bevestigd om offerte te maken.

            24. Aankoop Plan: Overzicht van het aankoopplan dat aan het Pre-Order is gekoppeld.

            25. Afbeelding: van het Pre-Order


            Elk Pre-Order kan haar eigen kortingsregels bevatten. Het principe dat we hier toepassen is korting vanaf dat de klant een aankoopsom bereikt. De korting die gegeven wordt is dan het ingestelde kortingspercentage. Sommige producten, of een groep van producten kunnen mogelijk geen recht hebben op korting. Denk hierbij aan promomateriaal, leeggoed, transport, producten met lage marges, ... Wanneer de klant zulke producten toevoegt aan zijn Pre-order wordt het bedrag wel meegeteld om aan het saldo te komen, maar op het product zelf wordt geen korting toegepast.

            1. Kortingsregels: Overzicht korting instellingen.

            2. Extra instellingen: Overige instellingen zoals omschrijving.

            3. Product uitsluitingen: Individuele producten die geen korting mogen krijgen.

            4. Product Categorie uitsluiting: Producten van deze categorie krijgen geen korting. Let op! Ook de producten die lid zijn van de subcategorieën krijgen geen korting!

            5. Product merk uitsluiting: Producten van deze merken krijgen ook geen korting toegepast.

            6. Kortingsregel naam: Naam van de korting op de website en documenten wanneer deze toegepast wordt.

            7. Doel saldo: Bedrag vanaf wanneer de klant recht heeft op zijn of haar korting. (saldo berekend op de totale bestelwaarde, exclusief BTW)

            8. Kortings %: Het percentage dat gebruikt wordt om korting te geven op de producten waarvoor het toegelaten is om korting te geven.


            Momenteel is er een html-/tekstveld bij 'extra' waar je een korte introductietekst kan meegeven over jouw actie. Deze wordt getoond op de website en onder de eventuele contentblok die je op de landingspagina van het Pre-Order zou plaatsen.


            Gebruikers schermen op de Portal Website